Өз іс-әрекетіңізді жоспарлау кезінде міндетті түрде дайындық уақытын ескеріңіз. Бес-он адамға арналған ең қарапайым конференцияның өзі нақты ұйымдастыру мен уақытты қажет етеді. Сонымен қатар, бөлімге алдын-ала жоспармен жұмыс жасау әлдеқайда жеңіл болады.
Нұсқаулық
1-қадам
Бір жылға арналған іс-шаралар жоспарын жазыңыз. Бұл, біріншіден, шамамен бюджетті есептеуге мүмкіндік береді. Екіншіден, жұмыс көлемін қызметкерлер арасында бөлу. Үшіншіден, егер сіз демеушілерді тартуды жоспарласаңыз, онда сіз оларға бірден өздеріне ұнайтын акцияны таңдай алатындай етіп толық тізімін жібересіз.
2-қадам
Белсенділік жоспарыңызды айға бөліңіз. Алғашында жылдық, тұрақты түрде жазыңыз. Содан кейін бұрын өткізілмеген жаңалары. Excel-де кесте құрған дұрыс. Бұл сізге жаңа акциялар қосылған кезде жоспарды түзетуге мүмкіндік береді.
3-қадам
Кестеде жеті баған және жоспарланған оқиғалар қанша жол болса, сонша жол жасаңыз. Бірінші баған реттік нөмір болып табылады. Жай етіп белгілеңіз. Екіншісі - шараның атауы. Үшіншісі - оқиғаның өтетін күні. Төртінші - сипаттама. Бесінші - бюджет. Алтыншы - ұйымға жауапты менеджердің аты-жөні. Жетіншісі - ноталар. Мұнда сіз алдыңғы ұяшықтарда қамтылмаған барлық пайдалы ақпаратты жазасыз.
4-қадам
Төртінші баған «Сипаттама» шифрды ашуды қажет етеді. Іс-шараның жоспарын сол жерге орналастырыңыз. Қанша қонақ шақырылады. Бұл швед үстелі немесе банкет болады. Өтетін орынды көрсетіңіз (конференц-зал, мейрамхана, қонақ үйдің фойесі). Қандай компанияларды демеуші ретінде тартуға болатындығын жазыңыз. Іс-шараның мақсаты неде? Маған кәдесыйлар мен шақыруларға алдын-ала тапсырыс беру керек пе? Мұның бәрі іс-шараны ұйымдастыруға және оны басшылықтың мақұлдауына көмектеседі.
